+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Входящие документации по поводу фирмы

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Входящие документации по поводу фирмы

Она позволит передавать короткие сообщения и большие объемы информации, включая изображения. Сообщения, отправленные через ФСДС, будут иметь юридическую силу, как и телеграммы. Ни один из поступивших в организацию документов не должен потеряться. Порядок, по которому обрабатывают входящие и исходящие документы организации, устанавливают внутренней инструкцией или положением о документообороте. В этих локальных нормативных актах определяют, какие документы относятся к входящим и каким образом их регистрировать и учитывать.

На крупных предприятиях этим занимаются отдельные подразделения, на средних и небольших — секретарь или делопроизводитель. Первичная обработка входящей корреспонденции необходима, чтобы сразу же отсортировать срочные и важные документы и оперативно ознакомить с ними руководителя.

Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение. В этом случае письмо передается адресату в запечатанном конверте.

Сами обычно выбрасывают, но и здесь не без нюансов. Нужно оставить и прикрепить к письму конверт, если: а письмо пришло от физического лица так называемое обращение по какому-либо вопросу , б иначе, как по конверту, нельзя установить обратный адрес отправителя, в принципиально важно по штемпелям на конверте установить, когда было отправлено и получено это письмо.

Помимо почты, письма в компанию могут прийти по следующим каналам: — доставка курьером, — электронная почта, — факс, — экспресс-почта. Хотя в целом не столь важно, как именно пришло письмо в организацию. Главное, что оно должно быть учтено и зарегистрировано. Впрочем, регистрации подлежат не все документы.

Все это — корреспонденция, но если есть необходимость учитывать документы по отдельности, то нужно это делать. А в первую очередь — создать отдельные регистрационные формы для входящих и исходящих документов.

Совершать такую ошибку могут не только секретари, но и, например, бухгалтеры, юристы, кадровики, если они регистрируют документы в своих подразделениях. Точно так же в регистрационную форму для исходящих документов записывается все то, что коллеги отсылают без сопроводительного письма. Работа с входящей корреспонденцией В этом случае строки журнала заполняются также работником ДОУ вручную с клавиатуры компьютера, при этом есть возможность быстро отыскать необходимую информацию по заданным поисковым параметрам в электронном журнале.

Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR. При регистрации документов в информационной системе регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии со структурой, определяемой программными средствами.

Если в компании для регистрации и учета документов применяются информационные технологии, сведения о документе вносятся в базу данных, при этом состав данных о документе и структура регистрационного номера документа заложена в программное средство, разработанное по техническому заданию компании. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании , и приложением к инструкции по делопроизводству.

На практике в него включают: — рекламные материалы листовки, программы, проспекты ; — информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; — поздравительные письма и телеграммы; — пригласительные билеты. Всю входящую корреспонденцию конверты, пакеты, документы без конвертов и пр. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Входящие документы Доставка документов в компанию может осуществляться почтой письма, бандероли, пакеты, печатные издания.

Инфо Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела.

Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Приведем пример. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.

Разрабатывая маршрут прохождения документа, полученного от сторонней организации, следует руководствоваться главным принципом делопроизводства — целесообразностью, то есть из разнообразия вариантов следует подобрать наиболее подходящие для конкретных условий методы учета переписки, используемые для этих целей технические средства, а также учесть нюансы, свойственные документам конкретной компании. Следующим днем регистрируются только те из них, которые были получены уже вечером, в нерабочее время.

Такой порядок необходимо прописать в локальном нормативном акте предприятия, регламентирующем делопроизводство. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.

Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:. Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД. В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу формат А4 со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы. Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф.

Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К кадровый или ЛС по личному составу , номер распоряжения принято дополнять литерой Р. Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф факс или Э электронная почта можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм журналов. Регистрация документов строится на следующих основных правилах.

Поэтому нецелесообразно регистрировать всю входящую корреспонденцию, имеющую справочный или ознакомительный характер, не требующую исполнения. Основные виды входящих документов, поступающих в организацию, это:. Но, чтобы не засорять архив и не хранить ненужную макулатуру, не все виды входящих документов необходимо регистрировать.

Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости. Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации учреждения или непосредственно исполнителям.

При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан заявления и жалобы направляются в него из экспедиции. Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в организацию учреждение.

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации учреждения и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно согласно резолюции, наложенной в документе или размножаются и передаются одновременно в копиях. Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь.

Skip to content Оглавление: Входящая корреспонденция: регистрация и обработка Входящие документации по поводу фирмы Отличный секретарь 10 любимых ошибок в управлении документами Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно Входящие документации по поводу фирмы Некоторые секреты входящих документов Входящие документации по поводу фирмы Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации Регистрация документов в вопросах и ответах Регистрация входящих документов Входящие документы.

Если в компании необходимо установить иные сроки и разработать дополнительные способы обработки и передачи документов, то эта информация включается в локальный нормативный акт, регламентирующий делопроизводство компании и подлежащий неукоснительному выполнению.

Предварительное рассмотрение поступающих документов производится исходя из оценки их содержания, на основании установленного в компании распределения обязанностей между руководством. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами. Сортировка Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент. Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта.

Кроме того, в последнее время появился новый способ обращения к руководству и специалистам компании — через форму обратной связи, предлагаемую на официальных сайтах. Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота.

Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды при создании или получении.

Популярное: Как определить границы земельного участка на карте Проблемы совмещения военной службы и прподавания Реновация новости зао можайский Как можно взять кредит за 5 минут в сортавала Сайты домов для престарелых Какого числа в апреле будут выплаты до полутора лет Наркология новокуйбышевск главный врач куда жаловаться Краснодарский край декретные будут оплачивать до 3 лет ребенку.

Регистрация входящих документов

Она позволит передавать короткие сообщения и большие объемы информации, включая изображения. Сообщения, отправленные через ФСДС, будут иметь юридическую силу, как и телеграммы. Ни один из поступивших в организацию документов не должен потеряться. Порядок, по которому обрабатывают входящие и исходящие документы организации, устанавливают внутренней инструкцией или положением о документообороте.

Журнал регистрации входящих документов — это оформленный определенным образом документ для регистрации и систематизации корреспонденции, получаемой предприятием или организацией любой формы собственности, в котором фиксируются поступившие документы с присвоением уникальных идентификаторов номеров, индексов. Запись делается о каждом носителе информации, подлежащем учету, контролю или исполнению. Оформление журнала предусматривает все необходимые элементы для внесения данных и идентификации писем и прочей корреспонденции, получаемых по почте или иным образом.

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу.

Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями. Прием, обработка и прохождение поступающих входящих документов Рассмотрим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание работников службы ДОУ при приеме, обработке и прохождении поступающих документов в компанию. Все документы, поступающие в компанию включая телеграммы, факсограммы , проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются на исполнение сотруднику компании. При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа. При вскрытии конверта пакета проверяется наличие документов, включая приложения. В этих рекомендациях определен порядок, в котором производится регистрация входящих документов. Согласно ему, все письма должны быть зарегистрированы в день получения. Следующим днем регистрируются только те из них, которые были получены уже вечером, в нерабочее время.

.

.

.

.

.

.

Обработка входящих документов представляет первый этап работы с организаций (фирм), присылающих первичную отчетно-учетную документацию.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. lauphogast

    И ЗАПОМНИТЕ НОРМАЛЬНЫЕ ЛЮДИ НЕ ИДУТ В ПОЛИЦАИ ТУДА ИДУТ МОРАЛЬНЫЕ УРОДЫ И НИ НА ЧТО НЕСПОСОБНЫЕ НЕУДАЧНИКИ А ЗАЧАСТУЮ ЛЮДИ СКЛОННЫЕ К НАСИЛИЮ И САДИЗМУ! ДЯДИ СТЁПЫ СОВЕТСКОГО МИЛЛИЦИОНЕРА ДАВНО НЕТ ЕСТЬ ПОЛИЦАИ СЛУЖАЩИЕ РЕЖИМУ И СВОЕЙ КОРРУПЦИОННОЙ СИСТЕМЕ МВД!