+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Срок хранения характеристик по делопрпоизводству

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте года в статью Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Хранение продуктов на 25-30 лет

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Ежедневно в каждой организации создаётся множество документов разных сроков хранения. Необходима чёткая организация всего этого массива, обеспечивающая эффективное исполнение документов и их быстрый поиск, чтобы не утонуть в таком бумажном море. Вопросы разработки этих документов были рассмотрены в предыдущих публикациях 1. В этой статье остановимся на практических аспектах организации делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел, формирования и оформления дел, их отбора и подготовке к передаче в архив организации.

Дело представляет собой физически обособленную совокупность документов, относящихся к одному вопросу, проблеме, теме, направлению деятельности. В организациях со сложной структурой ведение делопроизводства осуществляется децентрализованно, то есть дела формируются в каждом структурном подразделении. Но независимо от формы организации делопроизводства формирование дел осуществляется при непосредственном методическом руководстве архива организации с соблюдением соответствующих нормативных требований.

В дело помещаются документы, содержание которых соответствует его заголовку, закреплённому номенклатурой дел, и последовательно освещает конкретный вопрос. Документы, как правило, формируются в дела в пределах одного года. Исключение составляют переходящие дела: судебные формируются за весь период процесса разбирательства , личные формируются за весь период работы данного лица в организации , тематические подборки документов и т.

В зависимости от специфики деятельности организации документы также могут группироваться в пределах учебного года, срока созыва и т. При формировании личных дел надо также иметь в виду, что включение в их состав личных документов трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.

Трудовые книжки, а также другие личные документы, представляемые по требованию кадровой службы, должны быть возвращены работнику. Трудовые книжки и др.

Самым распространённым принципом формирования дел является хронологический, при котором документы приказы, протоколы, поручения, докладные записки, переписка и др.

При этом датой поступившего документа является дата присвоения ему входящего регистрационного номера организации. Вместе с тем в зависимости от вида документов целесообразно применение и других принципов формирования дел: алфавитного, корреспондентского, географического и др. Например, лицевые счета по заработной плате работников группируются по алфавиту их фамилий.

Документы уставы, справки, отчёты и др. При группировке документов государственного статистического наблюдения отчётов , поступающих из регионов, возможно использовать несколько способов, исходя из практической необходимости: по федеральным округам, по субъектам Российской Федерации в порядке, закреплённом Конституцией Российской Федерации, и т. Распорядительные документы формируются в дела отдельно по каждому виду. В организациях же, передающих документы на вечное хранение, допускается только раздельное формирование, например, приказов по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности или приказов по основной деятельности и поручений руководства организации и т.

Приложения к документам, независимо от даты их составления утверждения, согласования и т. Не допускается формировать отдельно приказы и приложения к ним, протоколы и документы к ним и т.

Приложения объёмом свыше листов включаются в отдельный том, о чём на документе делается соответствующая отметка.

Особое внимание следует обратить на соблюдение правила об обязательном раздельном формировании документов постоянного и временного сроков хранения. Документы о деятельности коллегий, комиссий, рабочих групп и др. Причём это разделение необходимо закреплять ещё на стадии составления номенклатуры дел. При таком подходе в конце года не придётся затрачивать много времени на экспертизу и формирование дел постоянного хранения.

При группировке приказов по личному составу необходимо учитывать не только сроки хранения документов, но и порядок их регистрации. Так, если все разновидности приказов с летним сроком хранения регистрируются в валовом порядке, то они формируются в одно дело. Утверждённые документы планы, отчёты, сметы, лимиты и т.

Некоторые специалисты допускают хоть и в порядке исключения возможность формирования тематически связанных документов с разными сроками хранения в одно дело, при этом предусматривается необходимость его переформирования после завершения рассмотрения вопроса и принятия решения 3. Однако признать такой подход целесообразным нельзя. Дела формируются из исполненных документов п.

Следовательно, пока идёт процесс рассмотрения вопроса, выработки решения, согласования и т. Кроме того, последующее переформирование дел потребует дополнительных временных затрат специалистов, а значит, в большинстве случаев на практике эта работа просто не будет проводиться. И это правильно. Применение на практике этого тематического принципа далеко не всегда обоснованно и целесообразно, в первую очередь в федеральных и региональных органах исполнительной власти.

Наиболее рациональным в данном случае является хронологическое расположение в деле поручений и документов по их выполнению. Кроме того, такое формирование дел облегчает поиск документов и проведение их полистной экспертизы при подготовке дел постоянного хранения для сдачи в архив организации. На стадии делопроизводства обязательным элементом оформления всех дел является обложка. На обложку выносятся следующие позиции, необходимые и достаточные для обеспечения быстрого поиска документов: год, индекс в соответствии с номенклатурой дел, краткое сокращённое наименование.

Если дело состоит из нескольких томов, то также указываются порядковый номер тома и его характеристики в зависимости от принципа формирования. Дела постоянного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, причём этот процесс регламентирован, установлены не только обязательные элементы оформления, но и их формы. Вышеназванная статья Л. Дорониной содержит ряд положений, которые не разделяют уровень обработки дел постоянного и временного хранения, что вызывает серьёзные возражения.

Несмотря на заявления автора, что рассматриваемый порядок оформления относится к делам постоянного и длительного хранения, приводимые примеры свидетельствуют о распространении данных требований и на дела временного срока.

С таким подходом категорически нельзя согласиться. Трудно представить организацию, которая может позволить себе роскошь оформления по полному циклу дел, подлежащих уничтожению. Отбор документов для включения в состав АФ России в соответствии с действующим законодательством осуществляется по результатам экспертизы их ценности п.

Вопросы организации и проведения экспертизы ценности документов в первую очередь актуальны для организаций — источников комплектования государственных муниципальных архивов. Вместе с тем надо иметь в виду, что и в организациях, не являющихся источниками комплектования, ряд документов подлежит приёму в государственные муниципальные архивы по принципу выборки и должен храниться до ликвидации организации.

Следовательно, эти документы также должны быть правильно сформированы и оформлены. При проведении этой работы следует ориентироваться на следующие комплексные критерии экспертизы ценности документов:.

Практически экспертиза ценности документов осуществляется поэтапно на разных стадиях работы с документами. Этот этап включает следующие работы:. В результате применения этой вполне стройной и логичной системы критериев экспертизы ценности формируется архивный фонд организации. Фонд организации, являющейся источником комплектования государственного муниципального архива, в установленном порядке передаётся на вечное хранение. На его основании будущие историки и будут изучать наше время.

Конечно, часть документов, постоянный срок хранения которых закреплён в номенклатуре дел, включаются в архивный фонд организации в полном объёме, например приказы по основной деятельности, протоколы заседания коллегии и документы к ним, годовые бухгалтерские отчёты, бюджетная смета и т. Но есть комплексы документов, отнесённые к постоянному хранению, которые требуют дополнительной всесторонней оценки содержания и других характеристик.

Эта работа актуальна далеко не для всех организаций, она касается в первую очередь федеральных и региональных органов исполнительной власти. Но от качества архивных фондов этих организаций во многом зависит качественный состав всего АФ России. Поэтому считаем целесообразным рассмотреть здесь этот неоднозначный вопрос.

Многие федеральные органы исполнительной власти не считают нужным проводить экспертизу ценности поручений и опираются при их отборе только на нормативно установленный срок хранения без оценки содержания, подлинности и других характеристик документа. С такой позицией, по нашему мнению, категорически нельзя согласиться. Отнесение поручений и документов по их выполнению в полном объёме к постоянному хранению приводит к неоправданному увеличению объёма архивного фонда, засорению его многочисленными дублетными и копийными документами.

Как показала практика Минтруда России, по результатам экспертизы ценности на постоянное хранение отбирается только треть всего объёма поручений и документов по их выполнению. Опыт проведения этой работы в Минтруде России позволил выработать ряд целесообразных, по нашему мнению, подходов и правил.

В состав архивного фонда отбираются только те поручения, головным ответственным исполнителем которых является Минтруд России.

Если приложением к поручению является письмо справка, отчёт и т. В ряде случаев объём копийных документов достигает сотни листов например, если представляются заключения соответствующих органов всех субъектов Российской Федерации.

Такие копии писем, уставных документов, приказов и т. Для постоянного хранения остаются пояснительная записка, финансово-экономическое обоснование к проекту нормативного правового акта, таблицы разногласий и некоторые другие документы, отражающие мнение Минтруда России по рассматриваемому вопросу. Письма Минтруда России о направлении в Правительство Российской Федерации документов других организаций заключений, отзывов и др.

Такой же подход к отбору заключений Минтруда России: письма, содержащие принципиальные положения, анализ, аргументированное мнение и т.

Изымаются также служебные докладные записки структурных подразделений, подготовленные в процессе рассмотрения поручения, так как их информация поглощена в официальном письме Минтруда России, содержащем консолидированное мнение всех структурных подразделений. Наличие такой внутренней описи не только закрепляет состав документов дела, но и существенно облегчает при проведении экспертизы ценности выявление дублетных документов. Таким образом, проведение экспертизы ценности поручений и документов по их выполнению представляется необходимым и обязательным этапом работ по качественному формированию архивного фонда организации, передающей документы на постоянное хранение в государственные архивы.

Как уже говорилось, отобранные для передачи в архив организации дела подлежат полному оформлению , которое включает:. При подготовке дел к подшивке переплёту удаляются все инородные предметы скрепки, скобы, зажимы и т. Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твёрдую обложку из картона или переплетаются с обеспечением свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Неформатные и иллюстративные материалы фотографии, рисунки, чертежи, вырезки и т. Дела постоянного хранения, состоящие из неформатных документов, хранятся в закрытых твёрдых папках с 3 клапанами с завязками.

Нумерация листов дела осуществляется в целях обеспечения его сохранности и закрепления порядка расположения документов. Листы дела последовательно нумеруются арабскими цифрами в верхнем правом углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Лист-заверитель включает следующие элементы:. Не разрешается оформлять лист-заверитель на чистой стороне листа последнего документа в деле. В упоминавшейся уже статье Л.

Дорониной содержится предложение делать в листе-заверителе записи об отсутствии утраченных по какой-либо причине подлинных документов, не имеющих копий 9. Следует заметить, что лист-заверитель отражает имеющийся состав дела, а вопросы полноты состава фонда отражаются в предисловии к описи дел постоянного хранения и по личному составу.

Полное и официально принятое наименование организации указывается в именительном падеже, например:. Официально принятое наименование структурного подразделения указывается на тот период, документы за который включены в дело. Если реорганизация структурного подразделения произошла в течение года, то указывается его наименование на конец года. Например, в марте г. Департамент правового регулирования и международного сотрудничества преобразован в Департамент правовой и международной деятельности.

В этом случае на обложке дела за г.

Срок хранения документов по кадровому делопроизводству

Сроки хранения кадровой документации регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Сроки хранения кадровых документов различаются в зависимости от важности конкретной формы. О нюансах определения срока хранения кадровых документов вы узнаете из данной статьи. Сроки хранения кадровой документации регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утв. Срок хранения кадровых документов установлен законодательно: одни бумаги можно уничтожить через пару лет, а другие придется хранить постоянно.

Нижеуказанный перечень и таблица прекратили действие, новый Перечень типовых управленческих архивных документов утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа г. N Федеральный закон от В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Экспертиза ценности документов. Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы , имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Дорогие читатели!

Срок хранения характеристик по делопрпоизводству

Учет и сохранность документов и дел в архиве организации. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения. В результате деятельности организации создаются документы, имеющие различное значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свою важность. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Такие документы должны храниться постоянно.

Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации

Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого документа содержится пон. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений. Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных.

Ежедневно в каждой организации создаётся множество документов разных сроков хранения. Необходима чёткая организация всего этого массива, обеспечивающая эффективное исполнение документов и их быстрый поиск, чтобы не утонуть в таком бумажном море.

Осетров Ваганов Общие положения 1. Перечень является основным нормативным документом, определяющим сроки хранения всех категорий документов в том числе секретных и для служебного пользования , образующихся в процессе деятельности Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции и судов. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными для всех органов, учреждений юстиции и судов. Перечень служит целям рациональной организации документов в делопроизводстве, обеспечения их сохранности и отбора документов на постоянное хранение и уничтожение.

.

.

.

(1) Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о. Какие установлены сроки хранения номенклатуры дел в Номенклатура дел.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Полина

    Могут ли продлить призывной возраст с двадцати семи до тридцати ,мог бы осветить вопрос.